Das Hinweisgebersystem: Die Whistleblower-Meldestelle
Nextwork unterstützt dich als neutrale, rechtskonforme Meldestelle
Deine Vorteile mit Nextwork als internes Hinweisgebersystem
Neutrale Meldestelle
Eine unabhängige Plattform für anonyme oder persönliche Hinweise vermeidet Interessenkonflikte und gewährleistet neutrale, vertrauliche Bearbeitung.
Rechtssicher
Die Bearbeitung der Hinweise entspricht allen gesetzlichen Anforderungen und höchsten Datenschutzstandards.
Prüfung durch Expert:innen
Compliance Consultants machen Erstprüfung, klassifizieren die Hinweise und geben Handlungsempfehlungen.
Jährlicher Report
Dokumentation aller Meldungen und Aufbereitung als Report einmal im Jahr.
Was ist das Hinweisgebersystem?
Whistleblower spielen eine wichtige Rolle beim Aufdecken von rechtswidrigen Handlungen oder Missständen im Zusammenhang mit Unternehmen, Organisationen, Stiftungen oder sonstigen juristischen Personen. Leider mussten Whistleblower in der Vergangenheit Repressalien oder andere negative Folgen fürchten. Um dem entgegenzuwirken, hat die Europäische Kommission eine Richtlinie zum Umgang mit Whistleblowing erlassen. In Deutschland wird sie als Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) umgesetzt, dass seit dem 02. Juli 2023 in Kraft ist.
Eine der zentralen Anforderungen des Hinweisgeberschutzgesetzes ist die Einrichtung einer Whistleblower Meldestelle, die auch Hinweisgebersystem genannt wird. Hier können anonym vertrauliche Hinweise gegeben werden – ohne Nachteile zu fürchten. Organisationen und Unternehmen verpflichten sich, diese Hinweise zu prüfen, ihnen nachzugehen und auch Maßnahmen einzuleiten, um Missstände zu beseitigen.
Die Ziele einesHinweisgebersystems
Das Hinweisgebersystem soll Transparenz und Integrität in Unternehmen und Organisationen fördern und Missstände aufdecken und beheben. Das Vertrauen in das Unternehmen soll gestärkt und potenzielle Schäden abgewendet oder minimiert werden.
Wie funktioniert dasHinweisgebermeldesystem?
Wie funktioniertdas Hinweisgeber-meldesystem?
Der Whistleblower und der Verstoß:
Verstöße beziehen sich immer auf rechtswidrige Handlungen oder Unterlassungen in einem unternehmerischen, beruflichen oder dienstlichen Rahmen. Private Tätigkeiten von Mitarbeitenden oder unethisches Verhalten sind nicht Gegenstand eines Verstoßes.
Meldung einreichen:
Wer Kenntnis von rechtswidrigen Handlungen oder Unterlassungen erhält, kann Hinweise über eine betriebsinterne Meldestelle oder eine externe Meldestelle einreichen. Betriebsinterne Meldestellen können auch durch Dritte, wie Nextwork als Compliance Beratungsstelle, betrieben werden. Externe Meldestellen sind Einrichtungen des Bundes oder der Länder und haben ebenfalls die Aufgabe, Meldungen zu prüfen und eventuelle Verfahren durchzuführen.
Hinweisbearbeitung:
Eingegangene Hinweise werden geprüft, bewertet und weiterverfolgt – intern oder bei Bedarf auch durch offizielle Behörden. Der oder die Meldende hat die Möglichkeit anonyme Meldung abzugeben, in jedem Fall bleibt aber die Vertraulickeit gegenüber dem Arbeitgeber gewahrt. Sofern die meldende Person persönliche Daten in die Meldemaske eingibt, informiert die Meldestelle den Whistleblower weiter oder stellt Rückfragen. Nur auf ausdrücklichen Wunsch tritt der oder die Meldende gegenüber dem Unternehmen persönlich auf. Datenschutz und Vertraulichkeit sind höchste Gebote.
Maßnahmen ableiten:
Das Hinweisgebersystem hilft bei der Einordnung des Falls und schlägt Maßnahmen vor. Bei betriebsinternen disziplinarischen Maßnahmen obliegt die Umsetzung der Geschäftsleitung. Bei Weiterleitung des Falls an öffentliche Stellen können juristische Konsequenzen drohen.
Follow Up:
Nach einiger Zeit wird der Fall nochmal überprüft, um zu sehen, ob die Missstände nachhaltig beseitigt wurden.
Wie kann Nextwork unterstützen?
Der Begriff interne Meldestelle ist etwas irreführend, denn eine betriebsinterne Meldestelle kann auch von Dritten umgesetzt werden. Nextwork als Compliance Beratung baut ein Hinweisgeberschutzsystem auf und bietet so rechtskonformen Schutz für Hinweisgeber und Unternehmen. Das bietet viele Vorteile:
Neutralität:
Als Dritter bieten wir mehr Neutralität als eine rein interne Umsetzung des Hinweisgeberschutzsystems und können Vertraulichkeit gegenüber dem betroffenen Unternehmen gewährleisten.
Professionalität und Rechtssicherheit:
Erfahrene Nextwork Compliance Consultants bringen nicht nur Expertise beim Aufbau eines Hinweisgeberschutzsystems mit, sondern auch bei der Bearbeitung von Hinweisen und den Vorschlägen für Maßnahmen. Alle Meldungen werden DSGVO-konform behandelt.
Prozessoptimierung:
Nextwork unterstützt beim Aufsetzen von Richtlinien und Prozessbeschreibungen. Schwachstellen können so schon vor Verstößen identifiziert und beseitigt werden.
Sensibilisierung:
Nextwork schult Mitarbeitende zum Hinweisgeberschutzgesetz, aber auch zu allgemeineren Themen wie Informationssicherheit, IT-Sicherheit oder Datenschutz
Reputationsschäden abwenden:
Mit einem Hinweisgeberschutzsystem können negative Presseberichte verhindert werden
Integrität stärken:
Ein Hinweisgeberschutzsystem stärkt das Vertrauen der Mitarbeitenden und Stakeholder.
Hinweisgebende Personen können dazu beitragen, Fehlverhalten von Einzelpersonen oder Unternehmen aufzudecken und negative Auswirkungen zu begrenzen. Unser Hinweisgeberschutzsystem unterstützt dich dabei, sowohl Rechtsvorgaben umzusetzen als auch Missstände aufzudecken und Lösungen zu finden. Als interne Meldestelle stehen wir für Neutralität und Vertraulichkeit und helfen dabei, Transparenz, Integrität und Vertrauen in dein Unternehmen zu stärken. Mit Nextwork investierst du in Compliance und den Schutz derjenigen, die den Mut haben, auf Missstände hinzuweisen.
Irina Schmidt-Narischkin,
Compliance Consultant
Das kostet ein Hinweisgeberschutzsystem mit Nextwork
Set-Up
Leistungen:
Meldestelle auf DE, EN einrichten für EU-Länder, Richtlinien aufsetzen, MA sensibilisieren durch Schulung
500 € / Einmalig
S - bis 99 Mitarbeitende
Leistungen:
Maintenance der Meldestelle, Bearbeitung von 3 Meldungen pro Jahr. Weitere Meldungen werden nach dem aktuellen Stundensatz abgerechnet. Mindestlaufzeit: 1 Jahr
120 € / Monat
M - 100 bis 249 Mitarbeitende
Leistungen:
Maintenance der Meldestelle, Bearbeitung von 4 Meldungen pro Jahr. Weitere Meldungen werden nach dem aktuellen Stundensatz abgerechnet. Mindestlaufzeit: 1 Jahr
160 € / Monat
L - ab 250 Mitarbeitende
Leistungen:
Maintenance der Meldestelle, Bearbeitung von 6 Meldungen pro Jahr. Weitere Meldungen werden nach dem aktuellen Stundensatz abgerechnet. Mindestlaufzeit: 1 Jahr
200 € / Monat
FAQ
Was ist das Hinweisgeberschutzgesetz?
Das Hinweisgeberschutzgesetz (HinSchG) ist die deutsche Umsetzung einer europäischen Richtlinie zum Schutz von hinweisgebenden Personen. Bisher mussten Hinweisgeber oder Whistleblower Nachteile fürchten, wenn sie über nicht rechtskonforme Missstände oder Handlungen berichteten. Das Hinweisgeberschutzgesetz regelt den Schutz von natürlichen Personen, die im beruflichen oder dienstlichen Rahmen Verstöße über eine Meldestelle weitergeben.
In Kürze zusammengefasst die Regelungen und Anforderungen des Gesetzes:
- Die Meldestelle hat die Vertraulichkeit der Identität der meldenden Person zu wahren
- Die Meldungen müssen unter Beachtung des Vertraulichkeitsgebots protokolliert werden
- Die mit den Aufgaben einer internen Meldestelle beauftragten Personen sind bei der Ausübung ihrer Tätigkeiten unabhängig. Es muss Interessenskonflikten vorgebeugt werden.
Vorschriften zum Meldeprozess:
- Eine Meldebestätigung muss nach Eingang innerhalb von 7 Tagen ausgestellt werden.
- Der Bearbeitungszeitraum beträgt 3 Monate
- Es erfolgt eine Prüfung, ob ein gemeldeter Verstoß Maßnahmen nach sich zieht.
Wer braucht ein Hinweisgebersystem?
Mit dem Hinweisgeberschutzgesetz kommt auch eine gesetzliche Verpflichtung zur Einrichtung einer internen Meldestelle im Rahmen eines Hinweisgebersystems. In diesem Zusammenhang fällt häufig der Begriff Beschäftigungsgeber, der breit interpretiert werden kann und juristische Personen, aber auch Anstalten, öffentlich-rechtliche Stiftungen und Kirchen und Religionsgemeinschaften umfasst.
Verpflichtend ist das Hinweisgeberschutzgesetz für Beschäftigungsgeber:
- mit mehr als 250 Mitarbeitenden sofort nach Inkrafttreten des Gesetzes ab dem 02. Juli 2023.
- mit mehr als 50 Mitarbeitenden bis 249 Mitarbeitenden ab dem 17. Dezember 2023
Was passiert bei Verstößen gegen das HinSchG?
Verstöße gegen das Hinweisgeberschutzgesetz können als Ordnungswidrigkeiten geltend gemacht und mit Bußgeldern belegt werden. Die fehlende Einrichtung einer Meldestelle sowie die Behinderung der Hinweise oder Repressalien gegen Whistleblower wären Beispiele für diese Verstöße. Auch das wissentliche Offenlegen unwahrer Informationen stellt einen Verstoß dar. Die Bußgelder können eine Höhe von bis zu 100.000 € erreichen, werden aber erst ab dem 01. Dezember 2023 angewendet.
Was passiert bei einer Falschmeldung?
Falsche Verdächtigungen können weitreichende Folgen haben. Dennoch ist es wichtig, keine erhöhten Anforderungen an Whistleblower zu stellen. Der Schutz der hinweisgebenden Person steht im Vordergrund und ist auch gewährleistet, wenn sich der Hinweis als falsch herausstellt, die Person aber zum Zeitpunkt der Meldung davon ausgehen konnte, dass der Sachverhalt wahr ist.
Es besteht allerdings kein Schutz für den Whistleblower, wenn eine vorsätzliche oder grob fahrlässige Weitergabe unwahrer Informationen vorliegt. In diesem Fall kann es zu Schadenersatzforderungen kommen.