Warum jede:r einen Passwort Manager nutzen sollte

Ein Passwort Manager ist ein Tool, das automatisch sichere Passwörter generiert, verwaltet und vor allem verschlüsselt speichert. Für jedes einzelne Nutzerkonto – von SAP über WordPress bis LinkedIn – erstellt der Passwort Manager jeweils sichere Kennwörter, die er sich dauerhaft merkt. Somit entgehst du der mühsamen Aufgabe, dir immer wieder selbst zahllose kryptische Codes Passwörter bzw. eher Codes und zu merken. Außerdem kommst du auch nicht in Versuchung, dir die komplizierten Kennwörter doch heimlich aufzuschreiben. Denn mit einem Tool für Passwörter musst du dir nur ein Master-Passwort merken. Dies erleichtert die Nutzung verschiedener Accounts und macht sie auch erheblich sicherer.

Kennwörter über einen Passwort Manager zu verwalten, bietet zahlreiche Vorteile:

Sicherheit
Ein Passwort Manager generiert komplexe Passwörter, die schwer zu knacken sind. Zudem bietet er Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung und Leak Checks, die zusätzliche Sicherheitsschichten hinzufügen.

Komfort
Mit einem Passwort Manager musst du dir nicht unzählige Passwörter, sondern nur ein Master-Passwort merken. Dies vereinfacht den Login-Prozess erheblich, besonders wenn du viele verschiedene Accounts hast.

Effizienz
Tools für sichere Passwörter bieten Funktionen wie Auto-Fill, die das Einloggen in deine Konten beschleunigen. Zudem sparen sie Zeit, da du Kennwörter nicht mehr manuell zurücksetzen musst.

Neben der gesamten Passwort-Verwaltung haben gute Passwort Manager weitere hilfreiche Features:

Leak Check
Ein Tool für Kennwörter kann deine E-Mail-Adressen auf Datenlecks überprüfen. Dies hilft, kompromittierte Accounts schnell zu identifizieren und zu sichern.

Passwort-Sharing
Sicheres Teilen von Kennwörtern ist essenziell für die reibungslose Zusammenarbeit in Teams und Abteilungen. Ein Tool für Kennwörter kann zwischen Einzel- und Gruppen-Accounts unterscheiden. Du kannst Zugänge für einzelne Mitarbeitende anlegen oder Projekt-Accounts, die nur für bestimmte Personen freigeschaltet sind.
Ähnliches gilt übrigens auch für Zuhause: Mit einem sicheren Familien-Account (siehe weiter unten den Punkt gratis privater Account) können alle Familienmitglieder den Passwort Manager nutzen, ohne dass die Halbstarken die gleichen Zugriffsrechte auf Amazon, Foodora oder Netflix haben wie die Eltern.

Sensible Informationen sichern
Neben Kennwörtern können im Passwort Manager auch Notizen, Kontonummern, Kreditkartendaten, PINs, Reisepass- oder Führerscheinnummern hinterlegt werden. So sind sie nicht nur sicher gespeichert, sondern du kannst sie auch jederzeit und von jedem Ort der Welt abrufen.

Gratis privater Account
Viele Passwort Manager bieten einen zusätzlichen privaten Account, wenn du die Business-Version nutzt. Dies ermöglicht es Mitarbeitenden, auch privat sicher unterwegs zu sein, was wiederum der Unternehmenssicherheit zugutekommt.

Früher reichten einfache Passwörter wie Omas Geburtstag oder der Name deines Familien-Dackels. Doch mit der Digitalisierung wurden auch die Anforderungen an Passwörter komplexer. Einfache Zahlen- oder Buchstabenfolgen sind längst nicht mehr sicher. Wobei wir an dieser Stelle anmerken: 1111 war schon immer ein schlechtes Kennwort. Ebenso wie Passwörter auf Post-Its am Rechner und unter der Tastatur noch nie eine gute Idee waren. Spätestens seit DSGVO und TISAX ist außerdem fest geregelt, dass Passwörter regelmäßig erneuert werden müssen.

Doch nicht nur im Business-Leben, auch privat hat das Thema Passwörter eine neue Dimension eingenommen: Für die Lebensmittelbestellung, das Banking und die Fitness-Mitgliedschaft brauchen wir einen Account und eigene sichere Passwörter. Hast du schon mal alle zusammengerechnet? Wir kommen leicht auf über 50 Kennwörter pro Person.

Wie soll man sich in diesem Passwort-Labyrinth überhaupt noch zurechtfinden? Und: Wofür jetzt eigentlich nochmal der ganze Aufwand? Ah, stimmt – für die Sicherheit.

Schwache Passwörter kannst du dir sparen
Passwörter entschlüsseln kann heute sogar ein iPhone – und für einen leistungsstärkeren Computer ist es erst recht kein Hexenwerk. Im Prinzip muss der Rechner “nur” so lange alle möglichen Buchstaben-, Zeichen- und Zahlenkombinationen durchprobieren, bis er den gewünschten Code entschlüsselt hat. Sogenannte Rainbow Tables – Datenstrukturen, die ursprünglich für die Wiederherstellung von Passwörtern innerhalb der IT-Forensik entwickelt wurden – machen dem Computer die schnelle und speichereffiziente Suche sogar noch leichter. Weshalb Rainbow Tables auch gern von Passwort-Crackern verwendet werden.

Komplexität schützt
Im Umkehrschluss heißt das: je komplexer das Passwort, desto sicherer ist es – denn desto länger braucht der Rechner, um alle möglichen Kombinationen durchzutesten. Konkretes Beispiel: Jemand, der Firmengeheimnisse oder auch private Bankdaten, Flugmeilen etc. stehlen will, wird abwägen, ob er den Rechner drei Tage oder drei Jahre rechnen lässt, um an die gewünschte Information zu kommen. Angesichts von drei Jahren werden die meisten Hacker vermutlich das Handtuch werfen.

Gummibaer!2024 – Ist das jetzt ein sicheres Passwort?
Grundsätzlich gilt: Sichere Passwörter bestehen aus mindestens 12 Zeichen, enthalten Buchstaben in Groß- und Kleinschreibung, Zahlen und Sonderzeichen. Gummibaer!2024 ist in jedem Fall ein besseres Passwort als Gummibaer alleine. Das beste Passwort besteht allerdings aus einer rein zufälligen Zahlenfolge, also etwa xT34$”4g812ß. Solche Kennwörter sind schwer zu merken – hier kommt der Passwort Manager ins Spiel.

Es gibt viele gute Passwort Manager auf dem Markt. Die Wahl des besten hängt von den spezifischen Bedürfnissen deines Unternehmens ab. Beliebte Optionen sind LastPass, Enpass, 1Password und Dashlane, die jeweils verschiedene Stärken bieten. Wir von Nextwork empfehlen aus Basis unserer Erfahrung 1Password (dafür werden wir nicht bezahlt!) . Das Tool ist leicht verständlich und bietet im monatlichen Mini-Abo ein sehr nutzerfreundliches Gesamtpaket an.

Die Nutzung eines Tools für Kennwörter bietet zahlreiche Vorteile in puncto Sicherheit, Komfort und Effizienz. Er schützt vor der Gefahr schwacher Passwörter und erleichtert die Verwaltung zahlreicher Accounts erheblich. Unternehmen profitieren durch die Implementierung eines Passwort Managers nicht nur von einer erhöhten Sicherheit, sondern auch von einer gesteigerten Produktivität und Zufriedenheit ihrer Mitarbeitenden. Investiere in die Sicherheit deines Unternehmens und setze auf einen Passwort Manager – es lohnt sich!

Um dir die Umsetzung sicherer Kennwörter in deinem Unternehmen zu erleichtern, haben wir eine Schritt-für-Schritt Anleitung für dich erstellt:

Schritt 1: Bedarf ermitteln
Analysiere, wie viele und welche Art von Kennwörtern in deinem Unternehmen genutzt werden. Berücksichtigen dabei sowohl geschäftliche als auch private Anwendungen deine Mitarbeitenden.

Schritt 2: Richtigen Anbieter auswählen
Vergleiche verschiedene Passwort Manager hinsichtlich ihrer Funktionen, Sicherheit und Kosten. Achte darauf, dass der gewählte Anbieter Funktionen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, Passwort-Sharing und Leak Checks bietet.

Schritt 3: Implementierung und Schulung
Nachdem du dich für das passende Tool für sichere Kennwörter entschieden hast, implementiere es und schule deine Mitarbeitenden. Informiere sie über die Nutzung und Vorteile des Tools und führe regelmäßige Trainings durch, um sicherzustellen, dass alle Mitarbeitenden das Tool effektiv nutzen.

Schritt 4: Kontinuierlich überprüfen
Überprüfe regelmäßig die Nutzung des Passwort Managers und aktualisiere Passwörter und Sicherheitsrichtlinien nach Bedarf. Dies gewährleistet, dass dein Unternehmen stets optimal geschützt ist.