IT Asset Management (ITAM) – Der Schlüssel zu Produktivität und Compliance in deinem Unternehmen: Definition, Vorteile, Typischer Prozess

Statt Assets über zahlreiche Standorte und durch unterschiedliche Personen zu verwalten, schafft ITAM eine zentrale Informationsquelle. Mit ITAM können Unternehmen ihre Betriebskosten erheblich senken, die Produktivität steigern und das Risiko von Compliance-Verstößen verringern, was insgesamt zu einer verbesserten Effizienz führt. Darüber hinaus unterstützt ITAM das IT Service Management (ITSM) durch eine verbesserte Asset-Übersicht, was wiederum eine effizientere und effektivere IT-Servicebereitstellung ermöglicht.

In diesem Glossarbeitrag erklären wir, was ITAM genau ist, welche Arten es gibt und welche Vorteile es bietet. Außerdem zeigen wir, wie ein typischer Prozess aussieht, gehen auf die Bedeutung von Compliance und ISO-Normen sowie auf Herausforderungen und Best Practices ein. Zum Abschluss geben wir 5 Tipps für die Implementierung von ITAM in deinem Unternehmen.

Es umfasst das Tracking, die Verwaltung und den Schutz der IT-Güter (Assets) innerhalb einer Organisation. Diese Assets reichen von der Hardware, wie Server und Workstations, bis hin zur Software und Lizenzen. ITAM hilft Unternehmen, den maximalen Wert aus ihren IT-Investitionen herauszuholen, indem es die Nutzung optimiert, Kosten reduziert und die Compliance mit Lizenzvereinbarungen und gesetzlichen Vorschriften gewährleistet und ITSM Change Management  unterstützt. Zudem fördert ITAM agiles IT Management, indem es flexible und anpassungsfähige Asset-Management-Strategien ermöglicht, die sich schnell an verändernde Geschäftsanforderungen anpassen können. So können IT-Mitarbeitende ihre Zeit und Energie auf das Wesentliche konzentrieren.

Hardware:
Hierzu zählen alle physischen Geräte wie Computer, Server, Drucker und mobile Geräte. Die IT-Infrastruktur und dezentrale IT-Infrastruktur werden durch ITAM effizient organisiert.

Software:
Dazu gehören Anwendungen, Betriebssysteme und Datenbanken, einschließlich der Verwaltung von Lizenzen und Compliance-Anforderungen.

Cloud-Ressourcen:
Mit dem Aufkommen der Cloud-Technologie umfasst ITAM auch die Verwaltung von Ressourcen, die in der Cloud gehostet werden, einschließlich Software-as-a-Service (SaaS), Infrastructure-as-a-Service (IaaS) und Platform-as-a-Service (PaaS).

Höhere Effizienz und Produktivität:
Durch zentrale Nachverfolgung und Verwaltung von IT-Assets können Unternehmen ihre Ressourcenauslastung optimieren und so die Effizienz innerhalb der IT-Infrastruktur steigern.

Kostenreduktion:
ITAM hilft durch die präzise Verwaltung vorhandener IT-Assets, unnötige Anschaffungen zu vermeiden und senkt damit die Kosten für Lizenzen, Geräte und Support.

Verbesserte Sicherheit und Compliance:
Durch die zentrale Verwaltung von Assets erleichtert es ITAM rechtliche und sicherheitstechnische Standards einzuhalten und verringert damit das Risiko von Sicherheitsverletzungen und rechtlichen Problemen.

Bessere Entscheidungsfindung:
Eine transparente Übersicht über die vorhandenen Assets unterstützt Unternehmen, fundierte Entscheidungen über IT-Anschaffungen und strategische IT-Projekte zu treffen.

Asset-Inventarisierung:
Erstellung eines detaillierten Verzeichnisses aller IT-Assets, einschließlich Standort, Kaufdatum und Kosten.

Berechnung der Lebenszykluskosten:
Bewertung der gesamten Kosten für jedes Asset, die während des Lebenszyklus eines Assets anfallen, einschließlich Wartungs- und Entsorgungskosten.

Nachverfolgung:
Kontinuierliche Überwachung der IT-Assets über ein Asset-Management-Tool, um Verträge, Lizenzen und Garantien zu verwalten – eine der Aufgaben des IT-Administrators.

Wartung:
Durchführung von Reparaturen und Austausch von Assets, um ihre Leistung, Effizienz und Lebensdauer zu maximieren.

Finanzplanung:
Nutzung der gewonnenen Asset-Daten für eine fundierte Budgetierung und Planung zukünftiger Investitionen.

Die Einhaltung der ISO 19770-Normenreihe unterstützt Unternehmen nicht nur dabei, ihre IT-Assets effizient zu verwalten, sondern fördert auch die Compliance mit rechtlichen und regulatorischen Anforderungen. Die Implementierung der ISO 19770-Standards ermöglicht es, die Kontrolle über IT-Assets zu verbessern, Kosten und Risiken im Zusammenhang mit Lizenzverstößen und Compliance-Problemen zu reduzieren. Zudem fördert die Einhaltung der ISO-Normen die Optimierung interner Abläufe und erhöht die Transparenz, was letztendlich die Gesamtperformance und den Wert der IT-Infrastruktur eines Unternehmens.

ISO/IEC 19770-2: Software-ID-Tags
Dieser Teil der Normenreihe unterstützt Unternehmen bei der Identifizierung von Software auf spezifischen Geräten durch standardisierte Software-ID-Tags. Eine solche Identifizierung ist entscheidend für das Lizenzmanagement und die Vermeidung von Über- oder Unterlizenzierung.

ISO/IEC 19770-3: Berechtigungen und Verbrauchsmessung
ISO/IEC 19770-3 konzentriert sich auf die mit Software verbundenen Berechtigungen und bietet eine Methode zur Messung des tatsächlichen Verbrauchs. Dies ist insbesondere für die Verwaltung von Softwarelizenzen und die Einhaltung von Lizenzvereinbarungen von Bedeutung.

ISO/IEC 19770-4: Ressourcennutzung
Der vierte Teil ermöglicht eine standardisierte Berichterstattung über die Ressourcennutzung. Diese Standardisierung ist vor allem für die Verwaltung komplexer Lizenzen und cloudbasierter Ressourcen unerlässlich, da sie Transparenz schafft und eine genaue Nachverfolgung des Ressourcenverbrauchs ermöglicht.

ISO/IEC 19770-5: Überblick und Vokabular
ISO/IEC 19770-5 gibt einen umfassenden Überblick über die ISO-Normen für ITAM und definiert das relevante Vokabular. Dieser Teil der Reihe dient als Referenz und Grundlage für die Implementierung und das Verständnis der übrigen Normen.

Mache eine Bestandsaufnahme:
Bewerte die aktuellen Prozesse und Infrastruktur der IT-Assets.

Definiere eine klare Strategie:
Definiere klare Ziele und Verantwortlichkeiten für dein IT-Asset-Management. Optimiere die Asset-Management-Strategie kontinuierlich.

Entscheide dich für eine ITAM-Software:
Wähle eine spezialisierte ITAM-Software, die den aktuellen Bedürfnissen entspricht und mit dem Unternehmen mitwachsen kann, um die Effizienz und Genauigkeit zu steigern.

Schule die Mitarbeitenden: Stelle sicher, dass dein Team die Bedeutung und die Prozesse des IT Asset Managements versteht und anwenden kann.

IT-Asset-Management ist ein unverzichtbares Instrument für Unternehmen, um ihre IT- Ressourcen optimal zu verwalten, Kosten zu senken, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig Sicherheit und Compliance zu gewährleisten. Mit der Implementierung eines durchdachten ITAM-Prozesses und kontinuierlicher Verbesserung können Unternehmen sicherstellen, dass ihre IT-Assets optimal genutzt werden und einen maximalen Wert für das Unternehmen darstellen.