FAQzur Nextwork Academy

• Die Nextwork Academy bietet Schulungen zu relevanten Themen bzgl. Informationssicherheit und Datenschutz an. Für dein Unternehmen aber auch für dich privat ist es wichtig, Unternehmensdaten, private Daten und Informationen zu schützen.

• Orientiere dich an der Info-Anzeige: Ist der Kurs als abgeschlossen markiert, ist keine weitere Aktion erforderlich. Wenn kein Zertifikat zu sehen ist, musst du die die Schulung noch absolvieren.

• Alle Kurse sind regelmäßig zu absolvieren. Links im Menü kannst du die Kurse filtern, um alle offenen oder abgeschlossenen Kurse auf einen Blick zu sehen. Unter „Offen“ findest du auch alle Kurse, die du schon angefangen hast und den Status „in Bearbeitung“ haben.

• Beachte, dass eine Periode immer ein Jahr ist. Solltest Du z.B. am 01.03.2023 einen Kurs absolviert haben, beginnt die nächste Periode am 02.03.2024 – unabhängig davon, ob der Kurs innerhalb des laufenden Jahres absolviert wurde. Kurse, die VOR dem Ablauf des Jahres absolviert werden, werden somit nicht in den Report gezählt und müssen nach der Periode wiederholt werden.

• Hast du den Kurs vielleicht schon länger als ein Jahr nicht gemacht? Dann ist hier deine Frist abgelaufen (siehe Was ist, wenn meine Frist abgelaufen ist?). Oder hast du vielleicht vergessen, den Kurs richtig abzuschließen (siehe Wie schließe ich meine Kurse richtig ab?)? Falls beide Fälle nicht zutreffen, brauchen wir etwas mehr Input. Schreibe dazu eine Mail mit deinem Problem an academy@nextwork.de und wir gehen dem Problem auf den Grund.

• Du kannst deine Kurse jederzeit absolvieren, fortführen oder wiederholen. Wenn du schon über ein Jahr keine Kurse absolviert hast, kann es passieren, dass du sie direkt zweimal hintereinander bestehen musst, da sich die Frist an dem jährlichen Turnus orientiert.

• Der jährliche Wiederholungsturnus richtet sich nach dem Registrierungsdatum in der Nextwork Academy, das für jeden individuell ist. Je nach dem, wann du oder deine Kolleg:innen in eurem Unternehmen angefangen habt, und im Rahmen des On-Boardings die Academy-Schulungen absolviert habt, sind die Startdaten der Kurse unterschiedlich.

• Starte den Kurs und gehe die Inhalte Kapitel für Kapitel durch. Am Ende folgt ein Test, welchen Du zu 80% richtig beantwortet haben musst, um ihn zu bestehen und ein Zertifikat zu erhalten.

• Du kannst alle Kurse und die Tests mindestens drei Mal wiederholen. Bei jeder falschen Antwort, werden dir die richtigen Ergebnisse angezeigt. So weißt du direkt, bei welchem Thema du ggf. noch ein paar Wissenslücken hast.

Um den Kurs korrekt abzuschließen, klicke nach deinem Testergebnis auf „Lektion 3 – Abschluss“. Klicke anschließend auf das „x“ rechts oben, um zur Academy zurückzugelangen.

• Hast Du einen Kurs erfolgreich abgeschlossen, kannst du dir dein Zertifikat runterladen – es ist aber auch automatisch in deinem Profil hinterlegt. Um es herunterzuladen, musst Du nur in der Kursübersicht auf Zertifikat klicken, der Download startet automatisch.

• Entweder fragst du dein internes Informationssicherheits- und Datenschutzteam (IDT) oder schreibst eine Mail an den Nextwork Academy Support: academy@nextwork.de

• Auf Meine Daten gelangst du, wenn du rechts oben auf deine Initialen klickst. Es werden dir dann alle persönlichen Daten angezeigt. Hier kannst du zudem dein Passwort ändern.

Rechts oben findest du eine kleine Weltkugel. Mit einem Klick darauf, werden dir alle freigeschalteten Sprachversionen angezeigt, zwischen welchen du wählen kannst.

• Der Admin-Bereich ist nur für Manager:innen der Academy zu sehen. Dieser Bereich ist beispielsweise für das Informationssicherheits- und Datenschutzteam (IDT) oder das Personalwesen deines Unternehmens zugänglich.

• Eine Manager:in-Rolle sollte denjenigen Personen zugewiesen werden, welche sich um die Schulung und Sensibilisierung der Mitarbeitenden kümmern. Meist sind das die Mitglieder des IDTs oder des Personalwesens.

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Teilnehmer/innen“ werden alle registrierten Teilnehmenden der Organisation angezeigt. Unter „Details“ erfährst du als Manager:in z.B. ihren Aktivstatus, seit wann sie registriert sind oder welche Zugriffsrechte sie haben.

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Auf der Seite „Teilnehmer/innen“ ist ganz unten ein Feld, über das du Teilnehmer:innen deines Unternehmens einladen kannst. Du kannst hier alle Mitarbeitenden deines Unternehmens (mit der gleichen bzw. eingetragenen Mail-Domain) einladen. Nachdem du auf „Einladen“ geklickt hast, bekommt die eingeladene Person eine Mail mit dem entsprechenden Registrierungslink – sofern sich keine Schreibfehler eingeschlichen haben. 😉

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Teilnehmer/innen“ werden alle registrierten Teilnehmenden der Organisation angezeigt. Klicke auf den Pfeil in der Spalte „Details“. Hier kannst du den Status der Person auf inaktiv setzen wenn Mitarbeitende z.B. für längere Zeit abwesend sind, z.B. aufgrund Sabbatical, Krankschreibung, Elternzeit etc. Dieser Account wird dann in der Übersicht ausgegraut angezeigt.

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Teilnehmer/innen“ werden alle registrierten Teilnehmenden der Organisation angezeigt. Klicke auf den Pfeil in der Spalte „Details“. Hier kannst du Accounts komplett löschen, wenn Mitarbeitende z.B. das Unternehmen verlassen haben. Dazu auf den Button „Teilnehmer/in entfernen“ klicken und die weiteren Anweisungen befolgen. Wenn die Teilnehmenden gelöscht werden, werden auch alle Daten und vergangene Dokumentationen aus der Academy entfernt. Falls also Mitarbeitende nur eine bestimmte Zeit nicht im Unternehmen tätig sind, bietet es sich an, sie nur auf inaktiv zu setzen (siehe Wo kann ich Teilnehmer:innen inaktiv setzten?).

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Teilnehmer/innen“ werden alle registrierten Teilnehmenden der Organisation angezeigt. Klicke auf den Pfeil in der Spalte „Details“. Hier kannst du die Zugriffsrechte anpassen: Es wird zwischen Manager:in und Teilnehmer:in unterschieden. Ein/e Manager:in erhält dann vor dem Nachnamen ein grünes Icon.

• Gehe zum Admin-Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Teilnehmer/innen“ werden alle registrierten Teilnehmenden der Organisation angezeigt. Klicke auf den Pfeil in der Spalte „Details“. Hier kannst du Vor- und Nachname sowie E-Mailadresse bearbeiten und die Teilnehmenden einer Abteilung zuweisen.

• Gehe zum Admin- Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Report“ kannst du die Übersicht aller Teilnahmen und Zertifikate einsehen und laden. Wenn du auf den Detail-Pfeil bei den einzelnen Teilnehmenden klickst, siehst du die ausführliche Historie, wann welcher Kurs absolviert wurde, wann ggf. ein Kurs gestartet ist oder wie viele Tage der Kurs schon bei dem oder der jeweiligen Teilnehmer:in überfällig ist. Zusätzlich kannst du hier, wenn du auf Zertifikat klickst, den Download der PDF-Datei starten.

• Gehe zum Admin- Bereich links im Menü. Unter dem Punkt „Report“ gelangst du zur Übersicht aller Teilnahmen. Ganz unten findest du einen Button „Download Tabelle als Excel-Datei“.

• Wende dich in dem Fall am besten an deine/n ISB. Zusammen könnt ihr die möglichen Ursachen analysieren und einen Plan aufstellen, wie ihr die Mitarbeitenden motiviert, die Schulungen rechtzeitig zu absolvieren.

• Du findest die Einstellung, wenn du im Menü auf „Organisationen“ und anschließend auf „Edit“ gehst. In den Organisationseinstellungen findest du die Option „E-Mail Benachrichtigen“ und siehst, ob diese aktiv sind oder nicht. Wenn die Benachrichtigungen aktiv sind, schickt die Nextwork Academy automatisch nach >6 und >8 Wochen Reminder-Mails an alle Teilnehmenden, die die Kurse noch absolvieren müssen oder wenn neue Kurse freigeschalten wurden.

• Abteilungen lassen sich unter „Organisationen > Edit > Abteilungen“ hinzufügen oder bearbeiten. Es können beliebig viele Abteilungen angelegt, namentlich benannt und beschrieben werden. Eine bestehende Abteilung kannst du bearbeiten, indem du auf den Pfeil in der Spalte Aktion klickst.

• Der Zugriff der Nextwork Academy auf Azure AD kann so erweitert werden, dass die Teilnehmer:innen-Liste in der Academy mit der Userliste aus Azure AD synchronisiert wird. In Azure AD neu angelegte User werden dann automatisch in die Academy übernommen und in Azure AD nicht mehr vorhandene oder nicht mehr aktive User werden ebenfalls in der Academy deaktiviert.

• Der Zugriff der Nextwork Academy auf Okta kann so erweitert werden, dass die Teilnehmer:innen-Liste in der Academy mit der Userliste aus Okta synchronisiert wird. In Okta neu angelegte User werden dann automatisch in die Academy übernommen und in Okta nicht mehr vorhandene oder nicht mehr aktive User werden ebenfalls in der Academy deaktiviert.

• Der Zugriff der Nextwork Academy auf Google kann so erweitert werden, dass die Teilnehmer:innen-Liste in der Academy mit der Userliste aus Google synchronisiert wird. In Google neu angelegt User werden dann automatisch in die Academy übernommen und in Google nicht mehr vorhandene oder nicht mehr aktive User werden ebenfalls in der Academy deaktiviert.